Новый ГОСТ для оформления документов

1 июля 2018 г. вступил в действие ГОСТ для оформления документов, утвержденный Росстандартом 8 декабря 2016 г. ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит правила оформления деловой документации. В него включены положения, касающиеся порядка ведения электронного документооборота. Данный нормативный акт дополнен приложениями, в которых демонстрируется размещение реквизитов документов и содержатся образцы бланков документов.

Особенности применения ГОСТ Р 7.0.97-2016

Из п. 1 ст. 4 закона № 162-ФЗ «О стандартизации в РФ» от 29 июня 2015 г. следует, что данный ГОСТ может применяться только добровольно. Добровольность считается одним из наиболее важных принципов стандартизации. Его практическое применение характеризуется следующими особенностями:

• руководство учреждения или предприятия уполномочено самостоятельно принимать решение о применении правил стандартизации;
• в случае применения в организации стандарта он рассматривается ее администрацией как нормативный документ;
• административная ответственность за отказ руководствоваться положениями ГОСТа при ведении делопроизводства не может наступать ни при каких обстоятельствах.

При разработке стандарта учитывался практический опыт ведения документации в организациях. В нем закреплены рекомендации, признанные оптимальными на момент их утверждения. Использование ГОСТа дает организации ряд преимуществ:

• исключает вероятность появления проблемных ситуаций в процессе взаимодействия между собой различных организаций;
• способствуют повышению культуры работы с документацией;
• документы, составленные согласно предписаниям ГОСТа, обладают большей юридической значимостью;
• во время судебного разбирательства оформление документов также оценивается судом;
• ведение делопроизводства с соблюдением стандартов оправдано с экономической точки зрения.

Руководство организации может придать юридическую значимость ГОСТу Р 7.0.97-2016, добавив его положения в локальные нормативные акты. В первую очередь они включаются в Инструкцию по делопроизводству.

Приведенные в ГОСТе рекомендации по оформлению бумаг будут полезны, если:

• в организации не разработан нормативный акт, определяющий правила ведения делопроизводства;
• эти стандарты внедрены в конкурирующих корпорациях и фирмах-партнерах;
• деловые бумаги должны быть в наибольшей степени структурированы и понятны;
• организация планирует увеличить свое влияние и подняться на более высокий уровень;
• периодически приходится сталкиваться с трудностями, связанные с правильностью составления документов.

Таким образом, от введения единых правил документооборота выигрывают все.

Общие правила оформления документов

В соответствии с новым стандартом документы могут существовать не только на бумаге, но и в электронном виде. Если документ содержит более одной страницы, то каждая из них, начиная со второй, должна быть пронумерована.

При нумерации страниц нужно придерживаться следующих рекомендаций:

• номер должен быть поставлен в центре верхнего поля документа;
• отступ от верхнего края листа должен составлять хотя бы 10 мм.

Если оформление документа производится на обеих сторонах листа, ширину левого поля лицевой стороны и правого поля на обороте следует сделать одинаковой.

Приведенные в ГОСТе правила оформления документов устанавливают следующие требования к шрифтовому оформлению деловых бумаг:

1. Следует использовать общедоступный шрифт, который может быть легально получен бесплатно. К таким шрифтовым начертаниям относятся, в частности, Times New Roman, Arial или Verdana.
2. Рекомендуемые размеры шрифтов находятся в интервале от 12 до 14.
3. В случае использования таблиц для их заполнения можно использовать шрифтовые начертания меньших размеров.
4. Для того, чтобы выделить такие реквизиты, как адресат, заголовок к тексту или подпись, рекомендуется использовать полужирный шрифт. Также допускается его применение для отображения отдельных текстовых фрагментов.

Соответствующий стандарту документ оформляется с соблюдением предписаний, определяющих значения интервалов и отступов:

1. Для выделения абзаца задается отступ – 1,25 см.
2. Реквизиты документа, занимающие несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Если реквизит является составным, для разделения компонентов задается дополнительный интервал.
3. Межстрочный интервал текста зависит от предназначения документа:

• в общем случае интервал для деловых бумаг устанавливается в пределах 1-1,5;
• если требуется издать документ и нужно уменьшить его масштаб, интервал между строками текста устанавливается равным двум.

1. Межбуквенный интервал внутри слова специально задавать не надо, используется значение, установленное по умолчанию.

Отдельно оговорены требования к размещению текста на странице:

1. Текст подлежит выравниванию по ширине (с учетом границ правого и левого полей страницы).
2. Если реквизиты имеют угловое расположение, самая длинная строка не должна превышать 7,5 см.
3. Наибольшая допустимая длина строки в случае расположения реквизитов в продольном порядке составляет 12 см.

Заголовок или подзаголовок документа должен выделяться на фоне остального текста. Его можно печатать с абзацным отступом или располагать по центру относительно текста, выровненного по ширине.

Для нормативных актов предприятия или учреждения следует оформлять титульный лист. Также он может потребоваться при подготовке многостраничной документации. Схема оформления титульного листа показана в приложении А к ГОСТу 7.0.97-2016.

Оформление реквизитов документов и их расположение

Реквизиты деловых бумаг должны быть оформлены следующим образом:

1. Герб следует размещать в центре верхнего поля бланка документа. Он должен располагаться выше реквизитов фирмы, подготовившей данный документ. Нужно делать отступ 10 мм от верхнего края бланка.
2. При размещении эмблемы организации ее располагают в середине верхнего поля выше реквизитов составителя бумаги. От верхней границы листа ее должно отделять 10 мм.
3. Товарный знак изображается согласно правилам, сформулированным в уставе. Он также должен находиться в центре верхнего поля выше реквизитов организации либо слева на одном уровне с ними (при этом левое поле может быть частично занято товарным знаком). Также здесь можно привести коммерческое обозначение фирмы.
4. На деловых бумагах должен быть проставлен код формы документа. Его следует ставить в границах рабочего поля в верхнем углу справа. В состав данного реквизита включаются запись «Форма по» (в соответствии с классификатором ОКУД) и цифровой код.
5. Наименование организации следует указывать согласно сведениям из учредительной документации. В случае наличия официально утвержденного сокращенного названия оно ставится ниже и заключается в скобки. Выше печатается наименование вышестоящей организации (если таковая имеется).
6. Ниже названия фирмы размещается наименование ее структурного подразделения.
7. В документ, исходящий от должностного лица, включаются данные о должности последнего. Соответствующая строка должна находиться ниже названия организации или административно-территориальной единицы (если автором документа является представитель администрации области, края, района, муниципалитета и т.д.).
8. Бланки писем должны содержать справочные сведения о фирме. Это почтовый адрес, адрес веб-страницы в Интернете, e-mail, телефон, факс. Также указываются такие сведения, как код по ОКПО, регистрационный номер, ИНН/КПП (если документация исходит не от структур государственной и местной власти).
9. Вид документа должен указываться ниже реквизитов его составителя. Если требуется подготовить деловое письмо, его указывать не нужно.
10. Указанная на документе дата должна соответствовать дню его подписания либо наступлению задокументированного события. В случае его подписания несколькими фирмами должна указываться одна дата. Записывать ее нужно в таком порядке: день, месяц, год. Оформлена дата может быть с помощью разделенных точками арабских цифр или сочетанием цифр и слов (название месяца пишется словом, остальное – цифрами).
11. Регистрационный номер документа выполняет функцию его идентификатора и состоит из цифр либо цифр и букв. Он формируется из порядкового номера бумаги, который дополняется в случае необходимости буквенными индексами согласно классификаторам. Если в составлении документа участвовало несколько организаций, должны быть проставлены регистрационные номера каждой из них. Они указываются в том же порядке, что и авторы в заголовке, и разделяются с помощью косой черты.
12. На номер и дату поступившей бумаги оформляется ссылка, в которую включаются те же данные исходящего документа, на который посылается ответ.
13. Место составления документации следует указывать с учетом административно-территориального деления.
14. Если на получение информации законодательством или нормативными актами организации наложено ограничение, должен быть проставлен гриф ограничения доступа. Согласно стандарту его следует накладывать на самом первом листе. Он должен занимать место в правой части страницы на границе верхнего поля. Здесь может размещаться надпись «Коммерческая тайна» или приводиться иная формулировка, подтверждающая, что использовать документ вправе только ограниченный круг лиц.
15. В качестве адресата указывают какую-либо фирму (либо определенный ее отдел), находящееся на определенной должности лицо или гражданина. Данный реквизит должен находиться в справа вверху. Если реквизиты бланка расположены в продольном порядке, он может находиться справа под ними. В случае адресации бумаги руководителю его должность, наименование фирмы и фамилию следует употреблять в дательном падеже. Если же письмо адресуется организации, то падеж ее названия – именительный. Подразделение (в случае необходимости) употребляется в той же форме под названием предприятия или учреждения. Когда письмо адресуется руководителю какого-либо отдела фирмы, ее название приводится в именительном падеже, а наименование подразделения, должность и фамилия руководящего им лица – в дательном. Перед указанием фамилии можно писать «г-ну» или «г-же» (господину или госпоже соответственно). Не следует в одной бумаге указывать свыше 4 адресатов.
16. Если документ подлежит утверждению руководящим сотрудником, коллегией или распорядительным актом, он должен быть отмечен грифом утверждения. Этот реквизит ставится на 1-м листе в правом верхнем углу. Занимающий несколько строк гриф утверждения подлежит выравниванию по левому краю или центру. В его состав входят слово «УТВЕРЖДАЮ», должность утверждающего, его фамилия, подпись и дата. Эти данные употребляются в творительном падеже. Если это решение коллегиального органа и оно вносится в протокол, в скобках также ставится его номер.
17. Заголовок начинается с предлогов «О» или «Об». Он располагается ниже реквизитов бланка в его левой части или по центру страницы. Если текст короткий (не более 5 строк), заголовок не обязателен.
18. Документ должен быть составлен на русском языке или языке республик в составе РФ. Названия должностей в обращениях следует писать с прописной буквы. В случае обращения по фамилии инициалы указывать не требуется. В заключительной части текста рекомендуется употреблять фразу «С уважением, …».
19. В отметке о приложении указываются данные о прочей прилагаемой документации. В нем содержатся сведения о количестве листов либо наименовании электронного носителя и числе экземпляров.
20. Гриф согласования может ставиться:

• на первом листе в левом верхнем углу бланка (под наименованием или на одном уровне с грифом утверждения);
• на заключительном листе после текста;
• на листе согласования.

Реквизит оформляется так: после слова «СОГЛАСОВАНО» указывается должность лица, с которым производилось согласование, ставится его подпись, фамилия и дата.

1. Виза проставляется для фиксации согласия (либо несогласия) должностного лица с проектом составляемого документа. Она используется при проведении внутреннего согласования документации. При ее оформлении указывается должность визирующего, его подпись, расшифровка и дата. Может быть оформлена в электронном виде. При необходимости каждый лист визируется отдельно.
2. Подпись должна иметь расшифровку и содержать наименование должности. Если требуются подписи нескольких должностных лиц, они размещаются друг под другом в соответствии с их должностями. В случае, когда подпись ставит член комиссии, указывается его статус. Если подпись ставит исполняющий обязанности должностного лица, соответствующие исправления (фамилия, должность) делаются от руки или с применением штампов. При этом нельзя вносить правку с помощью косой черты и надписи «за» перед указанной в подписи должностью.
3. При использовании электронной подписи соответствующая отметка ставится там, где должна находиться обыкновенная подпись. Ее элементы не должны пересекаться или накладываться на текст либо другую отметку об электронной подписи.
4. Деловые бумаги заверяют печатью. Она не должна пересекаться с подписью.
5. Отметка об исполнителе должна содержать его Ф.И.О. и номер телефона. Также могут быть указаны его должность, подразделение и e-mail. Она проставляется на лицевой стороне заключительного листа начиная от границы левого поля. Если места нет, допускается ставить отметку на обратной стороне снизу.
6. Отметка о заверении – реквизит, подтверждающий подлинность копии. Располагается она под подписью и содержит слово «Верно», наименование должности лица, подпись, ее расшифровку и дату заверения. Отметка о заверении также может ставиться с помощью штампа.
7. В отметке о поступлении документа должны фиксироваться дата его получения и входящий регистрационный номер. Допускается оформлять реквизит, используя штамп.
8. В резолюции приводятся указания, касающиеся исполнения документа. Она подлежит размещению на свободном участке рабочего поля либо на отдельном бланке. Резолюция также может быть оформлена в электронном виде. Ее составляющими являются фамилия исполнителя, поручение, подпись автора резолюции, дату ее составления, а в случае необходимости – срок исполнения.
9. Отметка о контроле ставится, когда деловую бумагу необходимо взять на контроль. Она наносится штампом на верхнем поле.
10. Отметка о направлении документа в дело необходима для указания места его хранения, когда для работы он больше не требуется. Она состоит из фразы «В дело», индекса дела, года, должности оформившего ее лица, подписи и даты.

Расположение реквизитов и границы зон
на формате A4 углового бланка

Расположение реквизитов и границы зон
на формате A4 продольного бланка

Обозначение цифр на рисунках:

• 01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
• 02 – эмблема;
• 03 – товарный знак (знак обслуживания);
• 04 – код формы документа;
• 05 – наименование организации — автора документа;
• 06 – наименование структурного подразделения — автора документа;
• 07 – наименование должности лица — автора документа;
• 08 – справочные данные об организации;
• 09 – наименование вида документа;
• 10 – дата документа;
• 11 – регистрационный номер документа;
• 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
• 13 – место составления (издания) документа;
• 14 – гриф ограничения доступа к документу;
• 15 – адресат;
• 16 — гриф утверждения документа;
• 17 – заголовок к тексту;
• 18 – текст документа;
• 19 – отметка о приложении;
• 20 – гриф согласования документа;
• 21 – виза;
• 22 – подпись;
• 23 – отметка об электронной подписи;
• 24 – печать;
• 25 – отметка об исполнителе;
• 26 – отметка о заверении копии;
• 27 – отметка о поступлении документа;
• 28 – резолюция;
• 29 – отметка о контроле;
• 30 – отметка о направлении документа в дело.

Требования к оформлению бланков

Документация изготавливается на бланках формата А4 или А5. Если требуется подготовить бланк резолюции, следует использовать формат А5 или А6.

Чтобы составить документ по ГОСТу, необходимо соблюдать отступы для полей. Правое поле должно располагаться от края листа на расстоянии 10 мм, а все остальные поля – 20 мм. Для бумаг, подлежащих хранению более 10 лет, отступ для левого поля должен составлять не менее 30 мм.

Перед началом использования макеты документационных бланков подлежат утверждению руководителем организации. Для них используется бумага белого цвета или близких к нему светлых оттенков. Бланки, распечатанные на бумаге, должны соответствовать их электронным шаблонам.

Чтобы предотвратить несанкционированное изменение электронных шаблонов, для них следует предусмотреть защиту от редактирования.

С образцами бланков, используемых при составлении деловых бумаг, можно ознакомиться в приложении Б к ГОСТу Р 7.0.97-2016.

Образец общего бланка организации

Образец углового бланка письма организации

Образец продольного бланка письма организации

Образец продольного бланка письма
должностного лица

Образец продольного бланка письма
структурного подразделения

Образец бланка конкретного вида
документа организации

Образец бланка конкретного вида документа
должностного лица

Образец продольного бланка письма организации
на двух языках

Заключение

ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит нововведения, касающиеся работы с электронной документацией, электронной цифровой подписью и грифом ограничения доступа к конфиденциальной информации организации. Данный нормативный акт носит рекомендательный характер, следовать его положениям или нет, решает руководство фирмы. Однако документ, составленный по ГОСТу, всегда грамотно структурирован, что делает работу с ним более комфортной. Поскольку следование единому стандарту свойственно обычаям делового оборота, оформленная в соответствии с ним бумага выглядит убедительней и вызывает больше доверия.